Dat er iets bestaat als een Document Management System’, dat wist je wellicht al. Misschien wist je zelfs al wel dat er verschillende soorten van dit soort systemen bestaan. En dat je behoefte bepaalt welk systeem jij het beste kunt kiezen voor jouw bedrijf. Hoe weet je nu precies welk document management system het beste bij jouw wensen past?
Bepaal je behoeftes
Ten eerste is het goed om je af te vragen waarvoor het Document Management System allemaal gebruikt moet gaan worden. Daarnaast ga je bedenken wie er dan allemaal gebruik dient te maken van het systeem. Het is namelijk zo dat deze twee factoren grote invloed uitoefenen op het soort Document Management System dat het beste aansluit op je behoeftes. Gaat het slechts dienen als een centrale opslag voor de documenten? Of wil je bijvoorbeeld ook kunnen bepalen wie er wel en geen toegang heeft tot een document en wat de bewaartermijnen zijn? Voor beide wensen kan een ander Document Management System worden aangeraden.
Zorg voor een Programma van Eisen
Alle behoeftes ga je omzetten in een Programma van Eisen. Betrek hierbij de mensen die daadwerkelijk gebruik zullen gaan maken van het systeem. Stellen zij bepaalde eisen aan een Document Management System? Hebben ze überhaupt een beeld van wat een digitaal systeem als deze te bieden heeft? Verder moet er een onderscheid komen tussen persoonlijke voorkeuren en harde eisen. Helaas kan niet aan ieders voorkeur worden voldaan, terwijl eisen de zaken zijn waaraan het systeem wel 100% aan moet voldoen. Ook is het van belang om specifiek te zijn in het opstellen van het Programma van Eisen, zodat er geen verwarring kan ontstaan. Tot slot ga je je verdiepen in de verschillende Document Management Systems en kies jij hier het systeem uit die aan de eisen voldoet en het best aansluit bij de wensen.
Je gaat dus eerst bij jezelf na wat het systeem moet kunnen en wie het systeem gaan gebruiken. Je bepaalt de wensen en de eisen van de werknemers die gaan werken met het systeem en je kijkt naar je eigen eisen. Dit resulteert vervolgens in een Programma van Eisen. Op basis van dit programma kies je het beste systeem dat voldoet aan jouw persoonlijke wensen en dat precies bij je organisatie past.